Искусство и наука эффективных совещаний.

Искусство и наука эффективных совещаний.

 

Совещания, совещания, совещания. Временами, в самом её начале жизнь кажется одним большим бесконечным совещанием. Иногда мне интересно, когда же происходит сама работа, если такое количество людей задействовано в постоянных совещаниях. Многие совещания не эффективны и представляют собой лишь пустую трату ценного времени. Когда совещания критичны по сути и полезны для развития компании, люди не тратят много времени на то, чтобы убедиться, что их совещания продуктивны.

Продуктивные совещания не случаются сами по себе – существует наука и искусство оптимизации их эффективности. Вот некоторые из подсказок для извлечения максимальной пользы из потраченного времени в компании с Вашими коллегами.

Четко сформулируйте, по какому поводу собирается совещание. Укажите цель совещания в уведомительной записке, которая рассылается всем участникам совещания, а также упомяните о том, чего Вы надеетесь достигнуть и что возможно необходимо принести. Microsoft Outlook, как впрочем, и другие программы по составлению расписаний и планов имеет специальные страницы для совещаний. Выполнение этого пункта поможет Вам определить необходимость совещания как такового, а Вашим партнерам позволит узнать, что ожидать на совещании. Подчеркните повестку и цель встречи. Мы начинаем совещания с того, что организатор объявляет цель совещания, рассказывает, чего мы должны достичь, и рассматривает повестку.

Будьте вовремя. Этим все сказано. Если Вы принимаете приглашение на совещание и не можете прибыть вовремя, уведомите организатора заранее.

Начинайте вовремя. Начинайте совещание в запланированное время – не ждите опоздавших. И не пересказывайте то, о чем шла речь в начале – это узаконит их поведение. Одним из препятствий для своевременного начала является кофе. Если Вам необходимо что-либо есть или пить, участники встречи должны это сделать до, а не во время собрания.

Используйте повестку дня и не отклоняйтесь от нее. Это поможет дойти до цели совещания и достичь желаемых результатов. Спланируйте определенное количество времени на каждый из вопросов. Завершайте дискуссию к намеченному моменту. Если Вам необходимо продолжить разговор, также определите временной лимит, чтобы не отвлекаться на другие вопросы.

В некоторых случаях рекомендуется узнать у коллег, нет ли у них какой-нибудь информации для доклада, чтобы грамотно спланировать время.

В случае появления дополнительных вопросов отложите их в папку «К рассмотрению» и перенесите на другое время и место.

Заранее высылайте материалы совещания. Убедитесь в том, что все материалы, касающиеся совещания разосланы участникам заранее с таким расчетом, чтобы у них хватило времени на рассмотрение и усвоение информации. Не создавайте так называемого «эффекта библиотеки», где все видят материал первый раз и начинают читать на совещании, тратя ценное время.

Заканчивайте вовремя. Если Вам необходимо продолжить совещание, постарайтесь назначить новую встречу позже в этот же день или на неделе, чтобы участникам не приходилось менять свое расписание на лету. В этом случае они не пропустят и не опоздают на свое следующее совещание.

Не принимайте двойных приглашений на совещания. Если Вы не можете прийти, скажите нет и объясните организатору почему. (В Outlook есть функция ответа.) Если Ваше присутствие необходимо на этом совещании, оно будет перенесено. И попробуйте давать себе передышку между совещаниями. Когда совещания идут одно за другим, практически невозможно успеть на следующее, когда заканчивается предыдущее.

Всегда планируйте место проведения и резервируйте его заблаговременно.

Выключайте свой сотовый телефон. И еще раз, этим все сказано.

Пора идти, время совещания закончилось.

Обращение

Дамы и господа! Электронные книги представленные в библиотеке, предназначены только для ознакомления.Качественные электронные и бумажные книги можно приобрести в специализированных электронных библиотеках и книжных магазинах. Если Вы обладаете правами на какой-либо текст и не согласны с его размещением на сайте, пожалуйста, напишите нам.

Меню

Меню

Меню

Книги о ремонте

Полезные советы